Livre de la compagnie

Il est essentiel de pouvoir conserver une trace de toutes les décisions importantes prises dans la compagnie et de pouvoir faire la preuve que la compagnie se comporte comme une société par actions. Par exemple, si vous décidez éventuellement de vendre votre compagnie, l'avocat de l'acheteur demandera voir le livre de la compagnie. De plus, si un conflit survient à propos de la compagnie, vos procès-verbaux peuvent servir de preuve officielle. Enfin, votre comptable aura besoin du livre de la compagnie pour préparer vos états financiers.

Compagnies de constitution fédérale - La Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) n'oblige pas les compagnies à tenir un livre de la compagnie. Cependant, la LCSA exige que certains documents soient conservés au siège social de la compagnie ou ailleurs au Canada, tel que stipulé dans les règlements de la compagnie. Les actionnaires et les créanciers de la compagnie peuvent consulter ces documents sur demande. Ces documents sont :

• les statuts, règlements et une copie des conventions unanimes d'actionnaires;
• les procès-verbaux des assemblées d'actionnaires et les résolutions des actionnaires;
• une copie des formulaires 6 : Avis de changement au conseil d'administration remplis;
• le registre des actions indiquant les noms et adresses de tous les actionnaires et les détails des actions détenues

Compagnies de constitution québécoise - La Loi sur les sociétés par actions du Québec exige que chaque compagnie conserve un Livre de la compagnie à son siège social. Ce livre doit contenir :

• les statuts;
• les règlements;
• les procès-verbaux des assemblées et des résolutions des actionnaires et du conseil d'administration
• les noms et adresses des administrateurs, ainsi que les dates de leur entrée en fonction et de leur retrait de l'administration de la compagnie;
• les renseignements relatifs à l'émission, l'attribution et le transfert des actions, ainsi que les noms des actionnaires.

Compagnies de constitution ontarienne - La Loi sur les sociétés par actions n'exige pas d'une compagnie qu'elle tienne un livre de la compagnie. Cependant, nous recommandons tout de même de le faire, pour les raisons évoquées précédemment.