Définition - Le livre de la compagnie sert à conserver tous les documents importants de la société, y compris les statuts de constitution, les procès-verbaux des assemblées des actionnaires et des réunions du conseil d'administration, les certificats d'actions, les déclarations de revenus, les règlements et les autres documents juridiques.

Avantages - Afin de faciliter la gestion, l'efficacité et la sécurité, il est essentiel que ces documents importants soient gardés en un seul et même endroit, pour qu'ils puissent être aisément consultés au besoin.

Il est essentiel de pouvoir conserver une trace de toutes les décisions importantes prises dans la compagnie et de pouvoir faire la preuve que la compagnie se comporte comme une société par actions. Par exemple, si vous décidez éventuellement de vendre votre compagnie, l'avocat de l'acheteur demandera voir le livre de la compagnie. De plus, si un conflit survient à propos de la compagnie, vos procès-verbaux peuvent servir de preuve officielle. Enfin, votre comptable aura besoin du livre de la compagnie pour préparer vos états financiers.

Compagnies de constitution fédérale - La Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) n'oblige pas les compagnies à tenir un livre de la compagnie. Cependant, la LCSA exige que certains documents soient conservés au siège social de la compagnie ou ailleurs au Canada, tel que stipulé dans les règlements de la compagnie. Les actionnaires et les créanciers de la compagnie peuvent consulter ces documents sur demande. Ces documents sont :

• les statuts, règlements et une copie des conventions unanimes d'actionnaires;
• les procès-verbaux des assemblées d'actionnaires et les résolutions des actionnaires;
• une copie des formulaires 6 : Avis de changement au conseil d'administration remplis;
• le registre des actions, donnant la liste des noms et des adresses de tous les actionnaires, ainsi que les actions qu'ils détiennent.

Compagnies de constitution québécoise - La Loi sur les sociétés par actions du Québec exige que chaque compagnie conserve un Livre de la compagnie à son siège social. Ce livre doit contenir :

• les statuts;
• les règlements;
• les procès-verbaux des assemblées et des résolutions des actionnaires et du conseil d'administration;
• les noms et adresses des administrateurs, ainsi que les dates de leur entrée en fonction et de leur retrait de l'administration de la compagnie;
• les renseignements relatifs à l'émission, l'attribution et le transfert des actions, ainsi que les noms des actionnaires.

Compagnies de constitution ontarienne - La Loi sur les sociétés par actions n'exige pas d'une compagnie qu'elle tienne un livre de la compagnie. Cependant, nous recommandons tout de même de le faire, pour les raisons évoquées précédemment.

Le livre de la compagnie est divisé en plusieurs sections, énumérées ci-dessous et accompagnées d'exemples.

Trois options: Simple, Premium ou Deluxe - Nous offrons 3 formats de livres de la compagnie: un format Simple, un format Premium et un format Deluxe. Ce sont version papier et non électronique.

Simple, Premium ou Deluxe? - Nous offrons un livre de la compagnie sur papier que nous assemblons pour vous à l'aide des documents pertinents et à jour au moment où vous avez constitué la compagnie. Il vous incombe ensuite d'y inscrire les renseignements subséquents. Le livre de la compagnie sur papier est disponible en trois versions. Les livres de minutes Simple, Premium et Deluxe ne diffèrent pas dans leur contenu. Le Simple est un classeur vinyl noir, style 3 anneaux pour nos clients à budget limité. Le style Premium est un classeur faux cuir traditionnel, style 3 anneaux. Le Deluxe est un classeur faux cuir traditionnel, style 3 anneaux avec coffret et une plaque de nom en laiton. Le prix pour un livre de la compagnie Simple et 130$, le Premium est de 155$. Le prix pour un livre de la compagnie Deluxe est de 185$. Veuillez prendre note que les taxes et frais d'expédition sont en sus. Si jamais le livre de la compagnie nous revient "non-livrable", des frais additionnels de 19,95$ (minimum) seront applicables.